Confidentialité

Politique de gestion et de protection des renseignements personnels

Le groupe d’entreprises Emma (Emma Services Financiers inc. et Emma Labs inc.) agit comme intermédiaire, soit entre des assureurs de personnes et des conseillers autonomes ou entre des organismes de placement collectifs (compagnies de fonds mutuels) et des représentants de courtier en épargne collective qui sont rattachés à MICA Capital inc.

Dans l’exercice de ses responsabilités, Emma doit recueillir, par l’intermédiaire des représentants ou conseillers, des renseignements personnels et confidentiels relatifs aux clients de ceux-ci et qui sont nécessaires pour l’exécution de ses tâches.

Emma est résolue à protéger les renseignements personnels recueillis auprès des clients. La présente politique explique les pratiques de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels à l’égard des clients, ainsi que les mesures adoptées pour nous assurer qu’ils soient traités adéquatement.

Les politiques et les pratiques que nous avons mises en place ont été élaborées en fonction de leur conformité avec les principes édictés dans les lois applicables au Québec pour veiller à la protection des renseignements personnels et leur confidentialité. Plus particulièrement, la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ Chapitre P-39.1) trouve application, ainsi que la réglementation connexe, et Emma est déterminée à respecter ces principes.

Les termes « renseignements personnels » signifient :

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier;

Donc cette définition fait référence à toute information qui permettrait de vous identifier tels : votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique, votre numéro de télécopieur ou toute autre information pouvant servir à communiquer avec vous ainsi que les informations de nature financière portant sur vous ou votre conjoint, de l’information liée à votre occupation et à celle de votre conjoint ainsi que les informations concernant votre crédit, vos instructions financières ou votre état de santé.

Cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales.

A. Renseignements recueillis

Nous recueillons des renseignements personnels conformément aux lois applicables et d’une manière fidèle à l’éthique. Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires et utiles, directement ou indirectement, pour remplir nos fonctions afin de nous permettre d’accomplir nos tâches et responsabilités.

B. 10 principes de confidentialité

1. Notre responsabilité vis-à-vis le client

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels dont nous avons la gestion, incluant tous les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement, d’entreposage ou autre.

En conséquence, nous sommes tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels nous avons accès.

Nos politiques et procédures visant la protection de ces renseignements sont strictes et nous avons désigné des personnes responsables de veiller au respect de ces politiques et procédures.

Tous nos employés ont adhéré, comme condition d’emploi, à des principes d’éthique dont un des principes fondamentaux est de maintenir en tout temps la confidentialité, la sécurité et le caractère privé de l’information des dossiers de chaque client.

Également, de façon continue, nous nous assurons que notre personnel reçoive une formation adéquate et pertinente et qu’il soit régulièrement informé des changements apportés aux procédures de notre entreprise concernant la gestion et la protection de vos renseignements personnels.

2. Détermination des fins de la collecte de renseignements

Lorsque vous traitez avec l’un de nos conseillers (en assurance de personnes) ou l’un de nos représentants de courtier (épargne collective), ceux-ci vous demandent des renseignements personnels pour diverses fins :

• Pour vérifier votre identité et prévenir la fraude;
• Pour s’assurer de bien comprendre vos besoins en matière de services financiers;
• Pour vérifier si un produit ou service vous convient;
• Pour établir votre admissibilité à des produits ou services en vue de vous les offrir;
• Pour faire votre inscription à l’égard de tout produit ou service que vous avez demandé et l’administrer;
• Et finalement, pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation.

3. Votre consentement

Lors de la signature d’une proposition d’assurance de personnes ou lors de l’ouverture d’un compte en épargne collective, en signant les documents appropriés, vous attestez que vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Vous consentez également à ce que Emma puisse à l’occasion transmettre à des tiers avec qui elle entretient des liens d’affaires comme les représentants autonomes ou permettre à ces tiers d’avoir accès aux renseignements personnels afin de s’acquitter du mandat que vous lui avez confié. Lorsque requis il se peut que Emma puisse transmettre vos renseignements personnels à des organismes de réglementation avec lesquels elle doit collaborer et qui régissent ses activités.

Il est de votre droit, si vous en manifestez le désir, de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps par la suite, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou par un contrat et d’un préavis raisonnable. Dans plusieurs cas, la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sont nécessaires à la bonne gestion ou l’administration appropriée de vos dossiers ou à la délivrance de services continus en lien avec votre dossier. Dans ces circonstances, vous devez savoir que nous pourrions être forcés de fermer votre dossier ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.

Vous pouvez en tout temps mettre fin à votre consentement si :

• Vous présentez un préavis raisonnable par écrit à cet effet;
• Nous ne sommes pas tenus juridiquement d’obtenir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels;
• Cela ne nous empêche pas d’exécuter notre contrat auquel nous nous sommes engagés envers vous;

4. Limitation de collecte de vos renseignements personnels

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires et dont nous avons besoin pour traiter votre dossier. Il est possible que nous vous demandions les renseignements suivants :

• Numéro d’assurance sociale (NAS) – Aux fins de déclaration de revenu à l’impôt et autres fins gouvernementales, notamment pour l’ouverture d’un compte générant des revenus et pour un placement enregistré de revenu de retraite, de façon à respecter les exigences de l’Agence du revenu du Canada. Nous pouvons utiliser votre NAS à des fins administratives, notamment pour assurer la concordance de vos renseignements personnels, ou comme numéro d’identification interne pour vous distinguer des clients qui ont un nom semblable au vôtre.
• Renseignements financiers – Pour s’assurer que les conseils que nous vous offrons et les placements que vous achetez vous conviennent afin de bien vous connaître.
• Renseignements sur la santé – Pour établir votre admissibilité à certains produits d’assurance.
• Coordonnées – Par exemple vos nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse de courriel.
• Dans certains cas, vous pouvez décider de ne pas nous donner certains renseignements. Toutefois, dans un tel cas, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l’information que vous demandez dans les cas où la réglementation en vigueur nous exige d’obtenir ces renseignements.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que pour celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne l’exige. Nous ne devons conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La destruction de ces renseignements se fait de façon sécuritaire afin de respecter leur protection dans le but d’assurer leur confidentialité.

Sous aucune considération et en aucun cas nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients à d’autres entreprises pour leur propre usage.

Dans le but d’exécuter convenablement le mandat qui nous est confié, il est possible que nous transmettions à des tiers les renseignements personnels obtenus à votre sujet, notamment dans les cas suivants:

• Nous avons obtenu votre consentement à cet effet;
• Nous transmettons vos renseignements personnels à toute autre organisation avec qui nous entretenons des liens d’affaires afin de respecter et exécuter vos demandes;
• Une autorité en valeurs mobilières ou tout autre organisme de réglementation l’a exigé ;
• Nous y sommes tenus ou autorisés par la Loi.

Nous ne tenons des dossiers contenant vos renseignements personnels que tant qu’ils sont requis pour nos relations commerciales, conformément à nos politiques internes de conservation des documents ou aux normes légales et réglementaires. Ces dossiers seront conservés par votre conseiller ou représentant de courtier en épargne collective avec lequel vous faites normalement affaire, par le Service de la conformité d'Emma ou par nos fournisseurs de services.

Des procédures rigoureuses pour la conservation de vos renseignements personnels sont appliquées et nous éliminerons les renseignements personnels dont Emma n’a plus besoin aux fins précisées.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d’argent, un délit d’initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d’autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (pour le recouvrement de comptes en souffrance, par exemple). Lorsque nous devons transmettre des renseignements personnels pour ces raisons, nous ouvrons un dossier qui précise quels renseignements ont été communiqués, quand, à qui et pourquoi.

6. L’exactitude de vos renseignements

Nous nous engageons à maintenir l’exactitude des renseignements personnels et veillons à ce qu’ils soient complets et à jour. Nous tentons de prendre toutes les mesures raisonnables pour maintenir leur exactitude. Si vous constatez des erreurs dans nos données ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez en aviser immédiatement votre conseiller avec lequel vous traitez ou encore Emma pour que nous apportions les changements nécessaires. Nous apporterons les modifications nécessaires à votre dossier si vous établissez que les renseignements personnels qu’il contient sont incomplets, inexacts ou ambigus.

Nous ferons de notre mieux pour informer de ces changements ceux à qui nous avons communiqué des renseignements et ce, dans les meilleurs délais possibles.

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour corriger des renseignements personnels, pour présenter une demande de renseignements ou pour déposer une plainte, veuillez vous adresser à nous par écrit en transmettant votre demande à l’adresse indiquée au principe 10.

7. Notre priorité : la sécurité de vos renseignements personnels

Nous appliquons des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, peu importe le format sous lequel nous les détenons. Nous nous efforçons à adapter nos mesures de sécurité aux progrès technologiques.

Les méthodes de protection comprennent :

• Des mesures de sécurité physique, telles que des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés ;
• Des mesures de sécurité électroniques et techniques pour les renseignements personnels informatisés, comme l’utilisation des mots de passe, le cryptage des bases de données et les numéros d’identification personnelle ;
• Des processus organisationnels tels que la restriction de l’accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes ;
• Des obligations contractuelles avec les tierces parties qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Nous avons établi une gamme complète de moyens de contrôle de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre l’utilisation, la consultation, la modification, la copie, la destruction et la communication non autorisées, et contre la perte ou le vol.

Sur nos sites Web, des témoins ou autres mécanismes de suivi de l’information peuvent être utilisés pour améliorer les fonctionnalités ou la sécurité des sites ou pour offrir à l’utilisateur une consultation plus personnalisée du site. Il est à noter que les témoins ne peuvent, en aucun cas, accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur.

8. Transparence

Nous devons mettre à votre disposition des informations sur nos politiques et nos pratiques de gestion de vos renseignements personnels.

Nous pouvons à l’occasion apporter des changements à nos règles de protection des renseignements personnels ou à nos mesures mises en place pour veiller à la sécurité de ces renseignements. Le cas échéant, nous vous en informerons, comme l’exige la loi.

9. Vous avez accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez avoir accès à votre dossier si vous en faites la demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels chez Emma, à son siège social. Ce droit d’accès et de modification comprend, entre autres :

• Le droit de consulter gratuitement votre dossier;
• Le droit d’obtenir un exemplaire de votre dossier moyennant des frais raisonnables;
• Le droit de faire corriger des renseignements incomplets, inexacts ou équivoques.

Si vous voulez consulter ou vérifier des renseignements personnels ou savoir à qui nous les avons communiqués, vous pouvez nous en faire la demande. Il se peut que nous vous demandions de l’information précise pour nous permettre de chercher et de vous fournir ces renseignements. Selon la nature de votre demande, il se peut également que vous ayez à payer des frais minimes de reproduction ou de recherche, mais nous vous en aviserons d’abord. Dans certains cas, il est possible que nous ne puissions pas vous donner certains renseignements que nous détenons à votre sujet et ce, conformément à la législation applicable. Le cas échéant, nous vous informerons des raisons qui nous empêchent de vous donner accès à ces renseignements particuliers.

10. Demandes de renseignements et plaintes

Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou déposer une plainte au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.

Advenant une plainte de votre part quant l’exercice de vos droits énoncés dans le présente document, votre dossier sera pris en charge par le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels chez Emma, lequel vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte. Si cette dernière est justifiée, la situation particulière sera corrigée et nous vous en informerons. Si le problème soulevé par votre plainte requiert une modification de nos politiques et procédures, nous agirons en conséquence.

Pour toute demande ou plainte, veuillez vous adresser à nous par écrit à l’adresse suivante :

Emma Services Financiers inc.
Responsable de la protection des renseignements personnels,
7900, boulevard Pierre-Bertrand, bureau 300,
Québec (Québec) G2J 0C5.