Confidentialité

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 septembre 2023

💡 Nous protégeons ce que vous avez de plus précieux

Le groupe d’entreprises Emma (Emma Services Financiers inc. et Emma Labs inc., ensemble « Emma », « nos », « nous » ou « notre »), agit comme intermédiaire, soit entre des assureurs de personnes et des conseillers autonomes Emma, et ses conseillers en sécurité financière, collabore également avec des cabinets externes en sécurité financière et des conseillers en sécurité financière externes afin de vous offrir le produit le mieux adapté à vos besoins.

Emma accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels. C’est pour cette raison que nous avons établi un programme de gestion des renseignements personnels inspiré des meilleures pratiques et que nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels.

Tout au long du cycle de vie des renseignements personnels que nous collectons, les principes suivants gouvernent notre façon de protéger les renseignements personnels :

La protection. La mise sur pied d’un cadre de gouvernance à l’interne et de mesures de sécurité nous permet de protéger vos renseignements personnels.
La transparence. Notre devoir d’information à votre égard nous tient à cœur. Ainsi, nous nous engageons à respecter notre devoir d’information en vous divulguant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.
Le respect de vos droits. Tous vos droits en matière de protection des renseignements personnels sont respectés et peuvent être exercés en tout temps.

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer de la façon dont Emma collecte, utilise, divulgue, conserve et protège vos renseignements personnels.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

💡 Vous gardez le contrôle sur les renseignements de votre famille

Renseignements personnels

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d'autres données, permet d'identifier une personne directement ou indirectement. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.

Consentement

Emma doit obtenir votre consentement avant la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels.

En règle générale, Emma obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.

En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site Web ou de notre plateforme Web (collectivement nos « Sites »), lors d’une demande de souscription, par téléphone, par courriel, par clavardage ou par tout autre moyen, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés et divulgués conformément à la présente Politique. Il est à noter que la collecte de vos renseignements personnels peut également se faire par l’utilisation de témoins de connexion (cookies) lorsque vous consultez nos Sites.

Emma ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la réglementation applicable. Par exemple, Emma peut recueillir vos renseignements personnels sans votre consentement pour des fins d’études ou de statistiques, dans la mesure où les renseignements personnels sont dépersonnalisés.

Lorsque requis, il se peut qu’Emma puisse transmettre vos renseignements personnels à des organismes de réglementation avec lesquels elle doit collaborer et qui régissent ses activités. À titre d’exemple, Emma pourrait devoir procéder sans votre consentement notamment lorsque pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.

💡 Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps

Refus quant à la collecte et retrait de votre consentement

Il est de votre droit, si vous en manifestez le désir, de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également, en tout temps, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement concernant l’utilisation des renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la section « Nous joindre » de la présente Politique. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services, les renseignements personnels étant nécessaires à la bonne gestion ou l’administration appropriée de vos dossiers ou à la délivrance de services continus en lien avec votre dossier. Dans de telles circonstances, vous devez savoir que nous pourrions être forcés de fermer votre dossier ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.

Utilisation à des fins secondaires

Emma pourrait également vous demander votre consentement pour l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins secondaires, par exemple pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Si Emma souhaite recueillir des renseignements personnels pour des fins secondaires ou des fins autres que celles décrites dans la présente Politique, nous nous engageons à obtenir votre consentement au préalable.

De plus, votre consentement pour l’utilisation à des fins secondaires peut être retiré en tout temps, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.

💡 Nous collectons seulement les informations nécessaires

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit lorsque vous traitez avec l’un de nos conseillers (en assurance de personnes) ou l’un de nos représentants de courtier (épargne collective), nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :

Vos coordonnées et renseignements d’identification comme votre nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, citoyenneté, pays de naissance afin de vous identifier et correspondre avec vous;
Des renseignements relatifs à votre état de santé, comme vos antécédents familiaux, votre consommation de certains médicaments ou de tabac, votre dossier médical, des informations médicales, résultats de tests paramédicaux ou antécédents médicaux dans le but d’établir votre admissibilité à certains produits d'assurance;
Des renseignements financiers, comme le montant de votre hypothèque, de vos dettes, de vos économies, placements, liquidités et salaires ou de l’information sur vos contrats d’assurance en vigueur, et ce, dans le but de bien vous connaître et ainsi vous offrir des conseils et des produits d’assurances et placements qui répondent à vos besoins;
Des renseignements sur vous et sur votre famille, comme votre emploi, votre état civil, si vous avez un testament ou le nombre d’enfants dans votre famille et leur âge. Nous avons besoin de cette information pour évaluer convenablement votre besoin en assurances ou en placements et vous recommander les bons produits;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication que vous nous avez volontairement fournis comme des commentaires ou des réponses à des sondages;
Des renseignements relatifs à l’utilisation de nos Sites incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins de connexion (cookies) ou d’autres outils similaires;
Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, des résultats de tests psychométriques ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
Tout autre renseignement personnel fourni pour l’une des fins déterminées dans la présente Politique.

En plus de ces informations, nous collectons également les données suivantes, en lien avec votre utilisation de nos Sites :

Le nombre de visites;
Le taux de conversion;
La durée moyenne de votre visite;
Les actions effectuées sur nos Sites;
Les pages consultées durant votre visite;
Le type d'appareil utilisé lors de votre visite;
Le navigateur Web utilisé lors de votre visite;
L'adresse IP utilisée lors de votre visite;
La provenance des visiteurs, c’est-à-dire la page Web que vous avez visitée avant d'être redirigé vers nos Sites;
La campagne publicitaire qui vous a amené sur nos Sites.

Il nous est également possible de procéder à la création d’un compte-client ou d’un identifiant grâce aux renseignements personnels que nous collectons. Les informations relatives à ce compte-client ou à cet identifiant sont traitées comme des renseignements personnels et sont assujettis aux mêmes protections et pratiques.

💡 Vos renseignements nous permettent de vous offrir le service auquel vous vous attendez

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Emma collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :

Établir et gérer nos relations avec vous, par exemple :

Déterminer votre admissibilité à nos produits d’assurance;
Obtenir votre protection choisie;
Accéder aux produits achetés sur notre plateforme;
Procéder à des changements dans votre couverture d’assurance;
Résilier votre police d’assurance;
Offrir des produits via nos ententes de partenariats et référencements;
Prévenir la fraude.

Fournir des services, notamment quant à votre souscription à des produits d’épargnes et d’assurance, par exemple :

Déterminer votre admissibilité à nos produits d’assurance;
Établir vos besoins en termes de protection;
Déterminer si vous pouvez être pré-approuvé automatiquement en ligne;
Recommander les produits appropriés à vos besoins;

Permettre de faciliter l’utilisation de nos Sites, assurer leur pertinence et en suivre l’utilisation;
Répondre à vos demandes d’information, à vos questions, plaintes ou commentaires;
Sur accord préalable de la personne concernée, permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer nos clients actuels et futurs sur nos nouvelles offres;
Effectuer du développement et de la recherche afin de s’assurer de maintenir une sécurité du plus haut standard et de comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer notre offre;
Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable, notamment la lutte au blanchiment d’argent et à l’évasion fiscale ainsi que la lutte au terrorisme;
Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Emma recueille vos renseignements personnels principalement auprès de vous, mais également auprès de tiers ou au moyen de témoins de connexion (cookies) ou de pixels.

Auprès de vous
‍Vous nous fournissez directement des renseignements personnels, notamment lorsque vous souscrivez à une assurance-vie ou à des produits d’épargnes, lorsque vous communiquez avec nous ou lorsque vous cliquez sur une annonce publicitaire que nous avons placée sur un site Web de tiers (ex. Google, Facebook, etc.).
Auprès d’un tiers
‍Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, ou de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons recueilli le consentement nécessaire. Par exemple, nous pourrions recueillir certains de vos renseignements personnels auprès de votre employeur, auprès d’autres assureurs ou institutions financières ou auprès de certains partenaires de distribution de nos produits et services.
Outil de clavardage
‍En relation avec l'utilisation de l'outil de soutien par clavardage, Emma vous propose des services en ligne par l'intermédiaire d'un conseiller qui pourra, s'il y a lieu, vous demander et recueillir des renseignements vous concernant. Ces renseignements établissent votre identité et vous permettent également de bénéficier des services qui sont disponibles à l'aide de cet outil et qui sont les mieux adaptés à vos besoins.
Appel téléphonique avec un conseiller
‍Au besoin, Emma vous propose des consultations téléphoniques avec un conseiller qui pourra, s'il y a lieu, vous demander et recueillir des renseignements vous concernant. Ces renseignements établissent votre identité et vous permettent également de bénéficier des services qui sont disponibles à l'aide de cet outil et qui sont les mieux adaptés à vos besoins.
Les témoins de connexion
‍Les témoins de connexion (cookies) sont de petits fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services. Emma collecte les renseignements personnels fournis par les témoins de connexion.
Les pixels
‍Les pixels invisibles sont de minuscules images que nous pouvons placer dans nos pages Web ou nos courriels. Ils peuvent être utilisés par exemple pour obtenir, de façon anonyme, le nombre de fois où une page en particulier a été visitée par un internaute. Comme l'indique leur nom, les pixels sont invisibles et n'importe quelle partie de nos Sites, y compris les messages publicitaires qui y sont affichés, peut contenir des pixels invisibles. À l'inverse des témoins, les pixels invisibles ne sont pas placés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web.
Utilisation à des fins de recherche et développement
‍Les informations obtenues via l’utilisation de témoins de connexion ou de pixels pourraient également être utilisées pour des fins de recherche et développement et afin d’améliorer votre expérience au sein de nos Sites. Dans un tel cas, les informations sont anonymisées et servent essentiellement à des fins statistiques. Nous tenons toutefois à vous rassurer : aucune donnée pouvant vous identifier ne sera utilisée.

💡 Nous avons recours aux témoins de connexion

Précisions sur la collecte, l’utilisation et la communication de données sur nos Sites (témoins de connexion, pixels et autres fonctionnalités de médias sociaux)

Tel que mentionné dans la section précédente, nous pouvons avoir recours à différents outils afin d’améliorer votre expérience Web, mieux comprendre le comportement de notre clientèle, et ce, notamment en lien avec nos stratégies marketing. La section suivante vise à vous donner davantage d’information sur l’utilisation que nous faisons de ces outils.

Liens vers des sites Web

Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur nos Sites. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de confidentialité de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

Témoins de connexion et pixels

En utilisant les témoins de connexion et les pixels invisibles, nous sommes en mesure de vous offrir de la publicité qui répond davantage à vos besoins, puisqu'elle est ciblée selon vos intérêts. Lorsque vous consultez nos Sites, les témoins de connexion et pixels nous indiquent notamment quelles sont les pages qui vous intéressent et, par conséquent, nous pouvons par la suite afficher de la publicité qui répond à vos centres d'intérêt. Ces technologies ne contiennent aucun renseignement personnel permettant de vous identifier. Elles peuvent toutefois contenir un identifiant unique nécessaire au reciblage. Lorsque vous cliquez sur une de ces publicités, nous pourrions aussi effectuer un suivi sur le taux de réponse de la campagne.

Emma utilise différents types de témoins de connexions (collectivement nommés ici) :

Témoins de connexion de performance et de fonctionnalité
‍Ces témoins ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Ils facilitent la personnalisation et l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur. Par exemple, ils peuvent se souvenir de vos préférences et vous éviter de ressaisir de l’information plus d’une fois ou se souvenir de vos identifiants pour ne pas avoir à les saisir lors de chaque utilisation. Ils nous permettent de comprendre votre comportement aux fins d’améliorer nos services et nos Sites.
Témoins de connexion pour fins publicitaires
Ils utilisent de l’information relative à la visite sur nos Sites, comme les pages consultées ou la réponse aux publicités, pour permettre de fournir la meilleure expérience utilisateur selon votre situation.

Témoins de connexion pour fins de sécurité‍
‍Ces témoins permettent de contribuer à protéger vos comptes contre les utilisateurs non autorisés. Ceux-ci aident à maintenir l’intégrité de la session et permettent une sécurité accrue, faisant en sorte de bloquer les tentatives non autorisées d’accéder à votre compte.

Emma utilise principalement 2 types de témoins :

Le témoin volatil‍
‍Ce témoin est gardé en mémoire pour la durée de votre visite sur nos Sites, après quoi il est effacé de votre appareil. Il permet de vous identifier et est par la suite supprimé lorsque vous quittez nos Sites.
Le témoin persistant‍
‍Ce témoin est stocké sur votre appareil jusqu’à ce qu’il expire et sera récupéré lors de votre prochaine visite sur nos Sites. Nos témoins persistants ont une durée de 30 jours.

Emma utilise différents types de témoins de connexion, tels que des témoins de performance et de fonctionnalité, les témoins pour des fins publicitaires et des témoins pour des fins de sécurité. Pour obtenir de l’information additionnelle en lien avec la façon dont nous utilisons les témoins de connexion, nous vous invitons à consulter notre Politique sur les témoins de connexion disponible en cliquant sur l’image de cookies dans le coin inférieur gauche de votre écran.

Veuillez noter que l’utilisation de témoins de connexion permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Désactivation des témoins de connexion

Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de nos Sites en désactivant les témoins de connexion sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.

Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de nos Sites pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

D'autres sites Web ont-ils accès aux fichiers témoins lors de votre navigation sur nos Sites?

Nous avons parfois recours à des tiers fournisseurs de services.

En effet, lorsque vous accédez à nos Sites, directement ou par l'intermédiaire d'une publicité qui vous y redirige, un fichier témoin est automatiquement créé dans votre ordinateur ou votre appareil mobile. À ce moment, un outil d'analyse Web (par exemple, Google Analytics et Amplitude) et possiblement des serveurs publicitaires externes ont accès à ce témoin, ce qui nous permet de vous offrir une meilleure expérience sur nos Sites ou, dans certains cas, de suivre votre activité pour promouvoir certains de nos produits. Bien qu'un code dans le fichier témoin permette de vous identifier en tant qu'utilisateur, il ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Nos fournisseurs de services pourraient également devoir recueillir votre adresse IP ou l'identifiant de votre appareil mobile lorsque vous visitez un site. Ces informations pourraient être transmises et stockées sur des serveurs localisés au Canada ou ailleurs, par exemple aux États-Unis. Emma ne combine aucun renseignement recueilli par ces tiers à des renseignements que nous détenons à votre sujet. Sachez toutefois que certains fournisseurs pourraient être appelés à communiquer les données recueillies à des tiers en cas d'obligation légale ou s'ils veulent confier le traitement de certaines données à des tiers. Aucune information qui permettrait à ces fournisseurs de vous identifier ne leur est transmise.

Il est à noter que les tiers fournisseurs de services ont leurs propres fichiers témoins et politiques de confidentialité.

Utilisation de Google Analytics et d’Amplitude

Emma utilise Google Analytics, lequel est fourni par Google Inc. (Google), et Amplitude dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de nos Sites, lesquels sont des outils d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web. Les renseignements recueillis par Google Analytics et Amplitude servent à analyser l’utilisation de nos Sites et à produire des rapports statistiques sur les activités des visiteurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici et sur Amplitude ici.

🎯 Vous déterminez si la publicité vous intéresse

Publicité ciblée

Emma collabore également avec des sociétés publicitaires tierces, telles que Facebook ou Google Adwords, qui recueillent et utilisent de l'information sur vos consultations de nos Sites en vue de vous présenter de la publicité susceptible de vous intéresser. Emma ne communique aucun renseignement permettant aux sociétés publicitaires de vous identifier.

Veuillez prendre note que nos partenaires publicitaires et autres tiers peuvent aussi installer des témoins ou pixels invisibles au moment où vous cliquez sur leurs messages publicitaires ou des liens vers leurs sites Web ou services sur nos Sites. La présente Politique ne s'applique pas aux sites Web de tiers ni aux fournisseurs publicitaires de ces tiers.

Vous pouvez désactiver Google Analytics lors de votre navigation en sélectionnant les paramètres appropriés à votre navigateur ou outil informatique, de même que les paramètres des annonces.

Emma a également recours à la fonction d'audience personnalisée de Facebook afin de cibler la publicité liée aux centres d'intérêts de ses clients actuels et potentiels. Nous vous invitons à vérifier vos paramètres de confidentialité Facebook si vous désirez gérer vos paramètres publicitaires. Vous pouvez obtenir de plus amples informations ici.

Il est à noter que même si vous choisissez de ne pas recevoir de publicités ciblées selon vos centres d'intérêt, il sera quand même possible de voir des publicités d’Emma. Dans ce cas, celles-ci ne seront tout simplement pas adaptées à vos besoins réels et pourraient être affichées plus fréquemment.

Fonctionnalités de médias sociaux

Nos services comprennent des fonctionnalités de médias sociaux comme le bouton de partage de Facebook ou des mini-programmes interactifs qui fonctionnent sur nos Sites. Si vous utilisez ces fonctionnalités, elles collectent votre adresse IP, la page que vous visitez sur nos Sites et créent un témoin de connexion pour permettre à ces fonctionnalités de fonctionner correctement. Ces fonctions peuvent être hébergées par un tiers ou directement sur nos Sites. Votre interaction avec ces fonctionnalités est régie par la politique de confidentialité de la société qui prouve la fonctionnalité et non par la présente Politique.

🎯 Nous collaborons avec des fournisseurs dignes de confiance

Comment partageons-nous vos renseignements personnels?

Il se peut que nous devions parfois partager vos renseignements personnels avec des mandataires ou autres prestataires de services pour nous aider à rendre disponibles toutes les fonctionnalités de nos Sites (par exemple, pour des fins de maintenance, d’analyse, d’exigences légales, de détection de fraude, de marketing et de développement). Ces organisations peuvent notamment inclure les autres groupes d’entreprises Emma et leurs représentants ou des agences de renseignement et d’évaluation du crédit, par exemple Equifax ou TransUnion.

Il est possible que ces organisations et/ou fournisseurs soient situés hors du Québec ou dans d'autres juridictions ou pays. Ils n’auront accès qu’aux renseignements personnels qui sont nécessaires pour effectuer ces tâches en notre nom et ils sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d'autres fins.

Lorsqu’applicables, nous nous assurons grâce à nos ententes contractuelles que ces fournisseurs respectent des mesures de sécurité adéquates et similaires aux nôtres afin de protéger vos renseignements personnels. De plus, nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur de la province de Québec.

Tel que mentionné précédemment, il est à noter que nous pouvons également partager vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, pour faire respecter les règles ou afin de protéger la propriété ou la sécurité de nos droits ou ceux d'autrui. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, par ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (par exemple, pour le recouvrement de comptes en souffrance).

En d’autres termes, il est possible que nous transmettions à des tiers les renseignements personnels obtenus à votre sujet, notamment dans les cas suivants :

Nous avons obtenu votre consentement à cet effet;
Vous désirez souscrire à une assurance ou obtenir l’un de nos produits. Dans ce cas, nous transmettons à nos partenaires, tels que Humania Assurance inc. et MICA Services Financiers inc., les renseignements suivants :
~L'ensemble des renseignements personnels que vous avez fournis lors de la demande de souscription, ainsi que les métadonnées y étant associées (qui incluent l’heure, la date, l’adresse IP, le navigateur et l’appareil utilisé).
Afin de rendre disponibles les fonctionnalités de nos Sites;
Une autorité en valeurs mobilières ou tout autre organisme de réglementation l’a exigé;
Nous y sommes tenus ou autorisés par la Loi.

🎯 Votre famille est en sécurité

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

La sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sont importantes pour nous. Nous nous efforçons d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie.

Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Nos employés, représentants et autres intervenants sont mis à contribution pour protéger vos renseignements personnels. Nos procédures internes définissent clairement les rôles et responsabilités de chacun dans la gestion des renseignements personnels pendant leur cycle de vie.

Mesures de sécurité

De nombreuses mesures de protection sont actuellement en place afin d’assurer la protection des renseignements personnels que nous recueillons. Ces mesures comprennent à la fois des mesures de sécurité technologiques, physiques et administratives. L’accès à vos renseignements personnels est également contrôlé et permet de limiter l’utilisation de ces derniers pour les fins précisées lors de la collecte.

Ces mesures de protection et de sécurité ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

Toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois;
Toute perte accidentelle;
Toute divulgation non autorisée;
Toute modification non autorisée;
Tout accès non autorisé; et
Tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

La protection de nos plateformes technologiques, de nos installations et de nos systèmes informatiques est également prise en considération par Emma.

À titre d’exemples, les mesures de sécurité suivantes sont actuellement en place au sein d’Emma :

Mesures technologiques

Authentification à double facteurs
Chiffrement des données
Protection par mot de passe

Mesures physiques et administratives

Accès limité des employés, responsables, etc., aux renseignements personnels requis dans l’exercice de leurs fonctions
Surveillance des installations et de nos systèmes informatiques
Formation des personnes ayant accès aux renseignements personnels

Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été compromis ou pour signaler un incident de confidentialité, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les coordonnées se trouvant à la section « Nous joindre » de cette Politique.

Vie privée des enfants

Nos produits d’assurances et nos Sites sont destinés à des personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous ne traitons pas sciemment de renseignements personnels de mineurs, à l’exception de ceux que vous nous fournissez volontairement, pour établir votre besoin d’assurance. Si vous pensez que nous avons recueilli des renseignements personnels directement auprès de mineurs, ou si vous êtes un parent ou un tuteur légal et pensez que votre enfant mineur nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter rapidement, en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous joindre ».

🎯 Nous sommes rigoureux dans la gestion des renseignements de votre famille

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter nos obligations légales.

Nous ne tenons des dossiers contenant vos renseignements personnels que tant qu’ils sont requis pour nos relations commerciales, conformément à nos politiques internes de conservation des documents ou aux normes légales et réglementaires. Ces dossiers seront conservés par votre conseiller ou représentant de courtier en épargne collective avec lequel vous faites normalement affaire, par le service de la conformité d'Emma ou par nos fournisseurs de services.

Des procédures rigoureuses pour la conservation de vos renseignements personnels sont appliquées et nous détruisons les renseignements personnels dont Emma n’a plus besoin aux fins précisées. La durée de conservation de vos renseignements personnels peut dépendre notamment de nos obligations légales et règlementaires, et du délai nécessaire pour protéger nos droits en cas de recours.

Si vous désirez obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les coordonnées listées dans la section « Nous joindre » de cette Politique.

🎯 Vous avez des droits sur vos renseignements

Destruction de vos renseignements personnels

Tel qu’indiqué ci-dessus, nous procédons à la destruction de vos renseignements personnels une fois que les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies.

Il vous ait également possible de demander que vos renseignements personnels périmés ou non utilisés par Emma soient supprimés, en effectuant une demande de suppression de vos renseignements personnels. Pour plus d’information à ce sujet, nous vous invitons à communiquer avec nous en utilisant les coordonnées retrouvées à la section « Nous joindre » de cette Politique.

Quels sont vos droits?

Demande d’accès et de rectification de vos renseignements personnels

En tout temps, vous pouvez formuler une demande afin de consulter ou de rectifier les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Ces demandes sont gratuites. Des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés par Emma à la personne effectuant la demande dans les cas où cette dernière désire obtenir une copie de ses renseignements personnels.

Lorsqu’une telle demande est effectuée, la personne requérante doit justifier son identité et prouver qu’elle est la personne concernée par les renseignements personnels en lien avec la demande ou qu’elle peut y avoir accès à titre de représentant, par exemple.

Toute demande pour exercer l’un de ces droits doit être effectuée par écrit et être adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels d’Emma en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous. Emma s’engage à traiter chacune des demandes reçues et à vous fournir une réponse écrite dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de la demande.

Dans certaines circonstances, il se peut que votre demande d’accès ou de rectification vous soit refusée. Par exemple, une demande d’accès pourrait vous être refusée dans le cas où le traitement de cette demande engendrerait la divulgation de renseignements personnels d’un tiers et que cette divulgation serait susceptible de nuire à ce tiers.

Si Emma refuse votre demande, nous vous fournirons les informations suivantes :

Les raisons de notre refus et les références à la législation qui justifient ce refus;
Votre droit de contester ce refus devant l’autorité réglementaire compétente; et
Le délai applicable pour contester ce refus.

Déposer une plainte

Si vous estimez que vos renseignements personnels ont mal été gérés par Emma, vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous prendrons le temps d’analyser votre plainte et de mettre en place des solutions qui permettent de régler la situation.

Dans tous les cas, votre plainte sera prise en charge par notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte afin de déterminer si cette dernière est justifiée. Si la plainte est justifiée, des mesures de correction seront mises en place par l’équipe d’Emma afin de corriger la situation. Emma s’engage à vous tenir informer des étapes en lien avec votre plainte, et ce, tout au long du processus de traitement.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité réglementaire compétente. Au Québec, cette autorité compétente est la Commission d’accès à l’information.

Prise de décision automatisée

Emma utilise des systèmes qui collectent et analysent vos renseignements personnels de façon entièrement automatisée, sans l’assistance d’un humain, lorsqu’il est question de déterminer votre admissibilité à nos produits ou vos besoins en assurance.

Emma s’engage à vous informer lorsque vous ferez l’objet d’une décision automatisée.

Il vous est possible de faire une demande pour que nous vous fournissions les principaux paramètres de cette prise de décision automatisée. Il vous est également possible de demander la révision de la décision par l’un de nos conseillers et de formuler des commentaires à cet effet.

Retrait de votre consentement

Tel que mentionné à la section « Consentement » de cette Politique, dans la mesure où la loi le permet, vous pouvez choisir de retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels.

Vous pouvez aussi retirer votre consentement en lien avec l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins secondaires.

Pour obtenir de l’information additionnelle quant à la gestion de votre consentement, nous vous invitons à consulter la section « Refus quant à la collecte et retrait de votre consentement » de la présente Politique.

Comment exercer ces droits?

Soumettez-nous votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée dans la section « Nous joindre » ici-bas.

🎯 Nous sommes là pour vous

Responsable de la protection des renseignements personnels

Programme de gestion des renseignements personnels

Dans le souci de protéger vos informations, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures en lien avec la gestion des renseignements personnels que nous détenons.

Ces politiques et procédures internes encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Ces politiques et pratiques prévoient aussi le cadre d’opérationnalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, de même que la prévention et la réponse aux potentiels incidents de confidentialité. Toutes ces politiques et pratiques ont été approuvées par notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

La collecte de vos renseignements personnels par le biais de notre application respecte les exigences de ce programme.

Rôles et responsabilités

Les hauts dirigeants d’Emma ont délégué la gestion du programme de protection des renseignements personnels au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses fonctions consistent à gérer et surveiller à l’interne le programme de gestion des renseignements personnels d’Emma.

C’est le Responsable de la protection des renseignements personnels qui approuve et met en œuvre les politiques et procédures de protection des renseignements personnels, qui s’assure de leur bon fonctionnement et qui rend compte à la haute direction d’Emma de l'efficacité du programme.

C’est également au Responsable de la protection des renseignements personnels de vous fournir l’accompagnement nécessaire en cas de question, plainte ou demande relative à la protection des renseignements personnels.

Nous joindre

La protection de vos renseignements personnels est importante pour nous.

Il vous est possible de contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels par écrit en utilisant les coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Par courriel : privacy@emma.ca

Par la poste, à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels ou d’Emma Services Financiers inc. :

4 Place Ville Marie, Suite 300, Montréal, QC H3B 2E7

Pour toute question ou commentaire en lien avec la présente Politique, pour toute demande d’information en lien avec vos renseignements personnels, incluant les demandes d’aide, les demandes d’accès, les demandes de rectification et la gestion de votre consentement, ainsi que pour le dépôt d’une plainte en lien avec la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Emma tient à vous mentionner que nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.

Changement et mise à jour de la Politique

Le contenu de nos Sites peut être modifié à tout moment. Nous vous recommandons donc de consulter notre Politique fréquemment afin de rester informé de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. La publication de la Politique modifiée sur nos Sites constitue un avis suffisant de ce changement. En cas de changements majeurs de la Politique, nous vous en informerons. Cette version de la politique a été mise à jour le 21 septembre 2023.

À titre informatif, en cas de divergence(s), la version française de cette Politique aura préséance à la version anglaise de cette même Politique.

‍Please note that in the event of any discrepancy(ies), the French version of this Policy shall prevail over the English version.