Dernière mise à jour : 27 juillet 2022
💡 Nous protégeons ce que vous avez de plus précieux
Le groupe d’entreprises Emma (Emma Services Financiers inc. et Emma Labs inc., ensemble « Emma », « nos », « nous » ou « notre »), agit comme intermédiaire, soit entre des assureurs de personnes et des conseillers autonomes Emma, et ses conseillers en sécurité financière, collabore également avec des cabinets externes en sécurité financière afin de vous offrir le produit le mieux adapté à vos besoins.
Emma accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels. C’est pour cette raison que nous avons établi un programme de gestion des renseignements personnels inspiré des meilleures pratiques et que nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer de la façon dont Emma collecte, utilise, divulgue, conserve et protège vos renseignements personnels.
Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
💡 Vous gardez le contrôle sur les renseignements de votre famille
Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d'autres données, permet d'identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.
Règle générale, Emma obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.
En nous fournissant des renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site Web ou de notre plateforme Web (collectivement nos « Sites »), lors d’une demande de souscription, par téléphone, par courriel, par clavardage ou par tout autre moyen, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés et divulgués conformément à la présente Politique.
Emma ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la réglementation applicable. Lorsque requis, il se peut qu’Emma puisse transmettre vos renseignements personnels à des organismes de réglementation avec lesquels elle doit collaborer et qui régissent ses activités. À titre d’exemple, Emma pourrait devoir procéder sans votre consentement notamment lorsque pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.
💡 Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps
Refus quant à la collecte et retrait de votre consentement
Il est de votre droit, si vous en manifestez le désir, de refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également, en tout temps, et sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, retirer votre consentement concernant l’utilisation des renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services, les renseignements personnels étant nécessaires à la bonne gestion ou l’administration appropriée de vos dossiers ou à la délivrance de services continus en lien avec votre dossier. Dans de telles circonstances, vous devez savoir que nous pourrions être forcés de fermer votre dossier ou de cesser de vous offrir un produit ou un service.
Notez toutefois que les renseignements anonymisés, donc ne permettant pas de vous identifier, seront conservés.
Utilisation à des fins secondaires
Emma pourrait également vous demander votre consentement pour l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins secondaires, par exemple pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Tel que nous l’avons mentionné précédemment, nous vous demanderons votre consentement à cet égard. De plus, votre consentement pour l’utilisation à des fins secondaires peut être retiré en tout temps, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.
💡 Nous collectons seulement les informations nécessaires
Renseignements collectés par Emma
Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit lorsque vous traitez avec l’un de nos conseillers (en assurance de personnes) ou l’un de nos représentants de courtier (épargne collective), nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :
En plus de ces informations, nous collectons également les données suivantes, en lien avec votre utilisation de nos Sites :
💡 Vos renseignements nous permettent de vous offrir le service auquel vous vous attendez
Emma collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :
1. Établir et gérer nos relations avec vous, par exemple :
2. Fournir des services, notamment quant à votre souscription à des produits d’épargnes et d’assurance, par exemple:
3. Permettre de faciliter l’utilisation de nos Sites, assurer leur pertinence et en suivre l’utilisation;
4. Répondre à vos demandes d’information, à vos questions, plaintes ou commentaires;
5. Permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer nos clients actuels et futurs sur nos nouvelles offres sur accord préalable de la personne concernée;
6. Effectuer du développement et de la recherche afin de s’assurer de maintenir une sécurité du plus haut standard et de comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer notre offre;
7. Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
8. Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable, notamment la lutte au blanchiment d’argent et à l’évasion fiscale ainsi que la lutte au terrorisme;
9. Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.
Emma recueille vos renseignements personnels principalement auprès de vous, mais également auprès de tiers ou au moyen de fichiers témoins (cookies) ou de pixels.
💡 Nous avons recours aux témoins de connexion
Tel que mentionné dans la section précédente, nous pouvons avoir recours à différents outils afin d’améliorer votre expérience Web, mieux comprendre le comportement de notre clientèle, et ce, notamment en lien avec nos stratégies marketing. La section suivante vise à vous donner davantage d’information sur l’utilisation que nous faisons de ces outils.
Témoins de connexion et pixels
En utilisant les témoins de connexion et les pixels invisibles, nous sommes en mesure de vous offrir de la publicité qui répond davantage à vos besoins, puisqu'elle est ciblée selon vos intérêts. Lorsque vous consultez nos Sites, les témoins de connexion et pixels nous indiquent notamment quelles sont les pages qui vous intéressent et, par conséquent, nous pouvons par la suite afficher de la publicité qui répond à vos centres d'intérêt. Ces technologies ne contiennent aucun renseignement personnel permettant de vous identifier. Elles peuvent toutefois contenir un identifiant unique nécessaire au reciblage. Lorsque vous cliquez sur une de ces publicités, nous pourrions aussi effectuer un suivi sur le taux de réponse de la campagne.
Emma utilise différents types de témoins de connexions (collectivement nommés témoins ici) :
Emma utilise principalement 2 types de témoins :
Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Désactivation des témoins de connexion
Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de nos Sites en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.
Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de nos Sites pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.
D'autres sites ont-ils accès aux fichiers témoins lors de votre navigation sur nos Sites?
Nous avons parfois recours à des tiers fournisseurs de services.
En effet, lorsque vous accédez à nos Sites, directement ou par l'intermédiaire d'une publicité qui vous y redirige, un fichier témoin est automatiquement créé dans votre ordinateur ou votre appareil mobile. À ce moment, un outil d'analyse Web (par exemple, Google Analytics et Amplitude) et possiblement des serveurs publicitaires externes ont accès à ce témoin, ce qui nous permet de vous offrir une meilleure expérience sur nos Sites ou, dans certains cas, de suivre votre activité pour promouvoir certains de nos produits. Bien qu'un code dans le fichier témoin permette de vous identifier en tant qu'utilisateur, il ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Nos fournisseurs de services pourraient également devoir recueillir votre adresse IP ou l'identifiant de votre appareil mobile lorsque vous visitez un site. Ces informations pourraient être transmises et stockées sur des serveurs localisés au Canada ou ailleurs, par exemple aux États-Unis. Emma ne combine aucun renseignement recueilli par ces tiers à des renseignements que nous détenons à votre sujet. Sachez toutefois que certains fournisseurs pourraient être appelés à communiquer les données recueillies à des tiers en cas d'obligation légale ou s'ils veulent confier le traitement de certaines données à des tiers. Aucune information qui permettrait à ces fournisseurs de vous identifier ne leur est transmise.
À noter que les tiers fournisseurs de services ont leurs propres fichiers témoins et politiques de confidentialité.
Utilisation de Google Analytics et d’Amplitude
Emma utilise Google Analytics, lequel est fourni par Google Inc. (Google), et Amplitude dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de ses Sites, lesquels sont des outils d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web. Les renseignements recueillis par Google Analytics et Amplitude servent à analyser l’utilisation de nos Sites et à produire des rapports statistiques sur les activités des visiteurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici et sur Amplitude ici.
🎯 Vous déterminez si la publicité vous intéresse
Publicité ciblée
Emma collabore également avec des sociétés publicitaires tierces, telles que Facebook ou Google Adworks, qui recueillent et utilisent de l'information sur vos consultations de nos Sites en vue de vous présenter de la publicité susceptible de vous intéresser. Emma ne communique aucun renseignement permettant aux sociétés publicitaires de vous identifier.
Veuillez prendre note que nos partenaires publicitaires et autres tiers peuvent aussi installer des témoins ou pixels invisibles au moment où vous cliquez sur leurs messages publicitaires ou des liens vers leurs sites Web ou services sur nos Sites. La présente politique de confidentialité ne s'applique pas aux sites Web de tiers ni aux fournisseurs publicitaires de ces tiers.
Vous pouvez désactiver Google Analytics lors de votre navigation en sélectionnant les paramètres appropriés à votre navigateur ou outil informatique, de même que les paramètres des annonces. Il est possible de refuser de partager vos renseignements avec ces tiers en installant un module complémentaire et ainsi de refuser de recevoir des publicités ciblées par centres d'intérêt. Emma a également recours à la fonction d'audience personnalisée de Facebook afin de cibler la publicité liée aux centres d'intérêts de ses clients actuels et potentiels. Nous vous invitons à vérifier vos paramètres de confidentialité Facebook si vous désirez gérer vos paramètres publicitaires. Vous pouvez obtenir de plus amples informations ici.
À noter que, même si vous choisissez de ne pas recevoir de publicités ciblées selon vos centres d'intérêt, il sera quand même possible de voir des publicités de Emma. Dans ce cas, celles-ci ne seront tout simplement pas adaptées à vos besoins réels et pourraient être affichées plus fréquemment.
Fonctionnalités de médias sociaux
Nos services comprennent des fonctionnalités de médias sociaux comme le bouton de partage de Facebook ou des mini-programmes interactifs qui fonctionnent sur nos Sites. Si vous utilisez ces fonctionnalités, elles collectent votre adresse IP, la page que vous visitez sur nos Sites et créent un cookie pour permettre à ces fonctionnalités de fonctionner correctement. Ces fonctions peuvent être hébergées par un tiers ou directement sur nos Sites. Votre interaction avec ces fonctionnalités est régie par la politique de confidentialité de la société qui prouve la fonctionnalité et non par la présente politique.
Liens vers des sites Web
Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur nos Sites. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de confidentialité de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
🎯 Nous collaborons avec des fournisseurs dignes de confiance
Il se peut que nous devions parfois partager vos renseignements personnels avec des mandataires ou autres prestataires de services pour nous aider à rendre disponibles toutes les fonctionnalités de nos Sites (maintenance, analyse, exigence légale, détection de fraude, marketing et développement). À noter que ces derniers peuvent être situés au Canada ou dans d'autres juridictions ou pays. Ils n’auront accès qu’aux renseignements personnels qui sont nécessaires pour effectuer ces tâches en notre nom et ils sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d'autres fins. Sachez que nous avons des ententes contractuelles avec ces fournisseurs afin de nous assurer de la sécurité de vos données et nous procédons à des Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer quelque renseignement personnel que ce soit à l’extérieur de la province de Québec.
À noter que nous pouvons également partager vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, pour faire respecter les règles ou afin de protéger la propriété ou la sécurité de nos droits ou ceux d'autrui. À titre d’exemple, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d’argent, un délit d’initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d’autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (pour le recouvrement de comptes en souffrance, par exemple).
En d’autres termes, il est possible que nous transmettions à des tiers les renseignements personnels obtenus à votre sujet, notamment dans les cas suivants :
De plus, tel que mentionné dans la section « Comment utilisons-nous vos renseignements personnels », il se peut que nous partagions des données anonymisées.
🎯 Votre famille est en sécurité
La sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sont importantes pour nous. Nous nous efforçons d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :
Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.
Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section « Questions, commentaires, plaintes » de cette Politique.
Vie privée des enfants
Nos produits d’assurances et nos Sites sont destinés à des personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous ne traitons pas sciemment de renseignements personnels de mineurs, à l’exception de ceux que vous nous fournissez volontairement, pour établir votre besoin d’assurance. Si vous pensez que nous avons recueilli des renseignements personnels directement auprès de mineurs, ou si vous êtes un parent ou un tuteur légal et pensez que votre enfant mineur nous a fourni des Renseignements personnels, vous pouvez nous contacter comme indiqué dans la section « Questions, plaintes, commentaires ».
🎯 Nous sommes rigoureux dans la gestion des renseignements de votre famille
Nous ne tenons des dossiers contenant vos renseignements personnels que tant qu’ils sont requis pour nos relations commerciales, conformément à nos politiques internes de conservation des documents ou aux normes légales et réglementaires. Ces dossiers seront conservés par votre conseiller ou représentant de courtier en épargne collective avec lequel vous faites normalement affaire, par le Service de la conformité d'Emma ou par nos fournisseurs de services.
Des procédures rigoureuses pour la conservation de vos renseignements personnels sont appliquées et nous éliminerons les renseignements personnels dont Emma n’a plus besoin aux fins précisées.
Si vous désirez obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à nous contacter en utilisant les coordonnées listées dans la section « Questions, commentaires, plaintes » de cette Politique.
🎯 Vous avez des droits sur vos renseignements
Accès à vos renseignements personnels et rectification
Vous avez accès à vos renseignements personnels par l’entremise de votre compte d’utilisateur dans nos Sites. Vous pouvez corriger et mettre à jour certains renseignements personnels depuis cet accès ou en clavardant avec l’un de nos conseillers.
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ou de l’information relative à l’existence de tel renseignement ou obtenir de l’information sur la façon dont nous collectons, utilisons, conservons et/ou divulguons vos renseignements personnels ou encore, à quelles catégories de tiers nous communiquons vos Renseignement personnels. Vous pouvez également demander que les renseignements détenus par Emma soient rectifiés s’ils s’avéraient inexacts, équivoques ou incomplets.
Si vous désirez obtenir des copies de vos renseignements personnels, il se pourrait que nous devions vous exiger des frais minimes, lesquels vous seraient préalablement divulgués, et ce, simplement afin de couvrir les coûts de la transcription, de la reproduction ou de la transmission.
Demande d’effacement
Vous pouvez exiger l’effacement de vos renseignements personnels dans la limite de ce qui est permis par la loi.
Prise de décision automatisée
EMMA utilise des systèmes qui collectent et analysent vos renseignements personnels de façon entièrement automatisée, sans l’assistance d’un humain, lorsqu’il est question de déterminer votre admissibilité à nos produits ou vos besoins en assurance.
Il vous est possible de faire une demande pour que nous vous fournissions les principaux paramètres de cette prise de décision automatisée. Il vous est aussi possible de demander la révision de la décision par un humain.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez choisir de retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, dans la mesure de ce qui est permis par la loi.
Vous pouvez aussi retirer votre consentement à toute prospection commerciale ou philanthropique de notre part.
Comment exercer ces droits?
Soumettez-nous votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée dans la section « Responsable de la protection des renseignements personnels » ici-bas.
🎯 Nous sommes là pour vous
Programme de gestion des renseignements personnels
Dans le souci de protéger vos informations, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures en lien avec la gestion des renseignements personnels que nous détenons.
Ces politiques et procédures internes encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Ces politiques et pratiques prévoient aussi le cadre d’opérationnalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, de même que la prévention et la réponse aux potentiels incidents de confidentialité. Toutes ces politiques et pratiques ont été approuvées par notre Responsable de la protection des renseignements personnels.
La collecte de vos renseignements personnels par le biais de notre application respecte les exigences de ce programme.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Les hauts dirigeants d’EMMA ont délégué la gestion du programme de protection des renseignements personnels au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses fonctions consistent à gérer et surveiller à l’interne le programme de gestion des renseignements personnels d’EMMA.
C’est le Responsable de la protection des renseignements personnels qui approuve et met en oeuvre les politiques et procédures de protection des renseignements personnels, qui s’assure de leur bon fonctionnement et qui rend compte à la haute direction d’EMMA de l'efficacité du programme.
C’est également au Responsable de la protection des renseignements personnels de vous fournir l’accompagnement nécessaire en cas de question, plainte ou demande relative à la protection des renseignements personnels :
Emma Services Financiers inc.
Guillaume Plante
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Emma tient à vous mentionner que nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et nos politiques et méthodes en matière de protection des renseignements personnels.
Advenant une plainte de votre part quant l’exercice de vos droits énoncés dans la présente Politique, votre dossier sera pris en charge par le bureau du Responsable de la protection des renseignements personnels chez Emma, lequel vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte. Si cette dernière est justifiée, la situation particulière sera corrigée et nous vous en informerons.
Le contenu de nos Sites peut être modifié à tout moment. Le cas échéant, nous vous en informerons, comme l’exige la loi. Cette Politique pouvant faire l’objet d’une modification de temps à autre, nous vous recommandons de la consulter fréquemment afin de rester informé de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. Cette version de la politique a été mise à jour le 27 juillet 2022.
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Guillaume Plante
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